INSTALLER L'ENTREPRISE
La phase d'installation de l'entreprise consiste à effectuer un certain nombre de démarches qui permettront de démarrer l'activité dans les meilleures conditions possibles.
- Trouver et aménager ses locaux
- Assurer son entreprise
- Etablir ses premiers documents commerciaux
- Finaliser le recrutement des collaborateurs et choisir des prestataires
- Mettre en place sa comptabilité et ses outils de gestion
- Planifier
Trouver et aménager ses locaux
Le choix d'un local adapté est important, car il est souvent le reflet de l'image de l'entreprise.
Pour un commerce, il devient un élément primordial car l'emplacement peut fortement favoriser l'afflux de clientèle : il est connu que, dans un même quartier, certaines rues sont très fréquentées et d'autres pas du tout, dans une même rue commerçante, il existe un bon et un mauvais trottoir...
Pour une activité de production, l'important sera plutôt de trouver une surface suffisante, une bonne desserte des transports en commun, etc.
Pour une activité de services, sans réception de marchandises et de clientèle, le choix du local ne sera pas déterminant, le créateur pouvant d'ailleurs envisager de travailler chez lui.
Dans tous les cas, une jeune entreprise n'a pas intérêt à changer fréquemment d'adresse, car cela entraîne des coûts non négligeables : déménagement, avis aux clients, impression de nouveaux documents commerciaux... Il vaut donc mieux bien y réfléchir avant de se lancer...
Réfléchir et surtout se renseigner auprès des entreprises voisines, car n'oublions pas que le loyer est une charge fixe de l'entreprise, qui élève toujours son seuil de rentabilité. Si l'on aperçoit, trop tard, que le loyer est surévalué, et si ce dernier est soumis au statut des baux commerciaux, il ne sera pas possible de le dénoncer avant une période de 3 ans.
Assurer son entreprise
Trop nombreux sont les créateurs qui démarrent leur activité sans assurance, sans doute par soucis de limiter au minimum leurs frais généraux. Pourtant, toute activité professionnelle engendre des responsabilités et des risques et il est parfois trop tard lorsque le dirigeant s'en rend compte.
Devenir patron de son entreprise suppose donc :
- de faire l'inventaire des risques auxquels l'entreprise est exposée,
- d'évaluer leurs conséquences,
- d'apprécier ceux dont les conséquences peuvent être couvertes par les frais généraux,
- de transférer à un assureur les autres risques ne pouvant être pris en charge par la capacité financière de l'entreprise,
- de vérifier si la réglementation propre à l'activité concernée impose de prendre certaines assurances particulières,
- de soigner la rédaction des contrats passés avec les clients, les fournisseurs en mesurant bien l'étendue de sa responsabilité,
- de déclarer à l'assureur très précisément les activités exercées par l'entreprise, et, par la suite, de l'informer de toutes modifications des risques, d'adapter les garanties au développement de l'entreprise et de revoir périodiquement l'ensemble des contrats d'assurance.
Etablir ses premiers documents commerciaux
Il est désormais temps de choisir et commander le papier à en-tête de l'entreprise, ses cartes de visites, ses prospectus publicitaires... Tous ces documents, qui seront adressés à des tiers, devront comporter un certain nombre de mentions qui peuvent varier selon l'activité exercée. Doivent figurer, au minimum le nom de l'entreprise, sa forme juridique, le montant de son capital, s'il s'agit d'une société, son numéro unique d'identification, suivi, pour les commerçants et sociétés, de la mention RC et du nom de la ville où se trouve le greffe où est immatriculée l'entreprise.
Attention, les factures doivent, quant à elles, comporter d'autres mentions obligatoires.
Finaliser le recrutement des collaborateurs et choisir des prestataires
L'élaboration du projet a permis de déterminer un certain nombre de besoins en termes de moyens humains :
- le recours à des salariés : à ce stade des contacts ont certainement été pris avec des candidats potentiels.
Il va désormais falloir procéder aux démarches de recrutement, aux formalités administratives, achats de registres, affichages obligatoires... et répartir les tâches et l'organisation générale du travail.
- le recours à des prestataires : cabinet comptables, transporteurs... C'est également le moment de les choisir et de négocier les conditions de leurs interventions.
Mettre en place sa comptabilité et ses outils de gestion
Selon le régime fiscal de l'entreprise, les obligations comptables seront plus ou moins importantes. Le chef d'entreprise devra donc se procurer un certain nombre de livres comptables (documents "papiers" ou "informatiques") : Journal des recettes, Livre des achats, Livre journal, Grand livre, Livre d'inventaire et Registre des immobilisations et des amortissements.
Par ailleurs, la mise en place d'outils de gestion permettra au chef d'entreprise :
- de comparer les réalisations par rapport aux prévisions et d'analyser les écarts pour corriger le tir,
- de répondre, en temps et en heure, aux échéances diverses : administratives, financières, sociales, fiscales, contractuelles, etc.,
- de mettre en place des outils qui permettront à la fois de suivre l'activité et d'effectuer sa comptabilité,
- de préparer l'avenir en prenant des décisions de stratégie qui permettront, soit de corriger la trajectoire, soit de développer son activité.
Le recours à un expert-comptable est vivement conseillé. Il existe également un certain nombres d'outils (logiciels, comptabilité en ligne produites par les éditeurs ou comptabilité en ligne intégrée dans une prestation de services d'experts-comptables) qui facilitent la saisie des écritures comptables et l'édition des comptes de l'entreprise.
Pour les TPE soumises au régime ………elles peuvent recourir aux services du CECOGEC (centre de comptabilité agréé) installé auprès de votre Chambre de commerce, d’industrie et de services.
Planifier
Cette fonction, très importante, consiste à établir une organisation dynamique permettant d'identifier les temps consacrés aux différentes tâches du chef d'entreprise " produire - vendre - gérer ", mais aussi veiller à conserver des temps pour la réflexion et pour la vie personnelle.
Il est primordial de ne pas laisser déborder une fonction sur une autre : toutes les fonctions ont une pareille importance. On est souvent tenté de privilégier la satisfaction de la clientèle alors que le temps passé à la facturation, aux courriers, à l'administration ne doit pas être négligé.
Du temps pour vendre et pour gérer : une journée normale de travail ne dure pas 24 heures ! Il faut prévoir les temps de déplacement, temps pour réfléchir et faire le devis quand on rentre chez soi, temps pour rappeler le client '
Les outils : l'agenda, le plan de travail hebdomadaire dans lequel des plages sont déjà réservées de manière irréversible à des travaux dont l'objet est plus administratif que commercial.
